organisasi (Bab 5)

PENGERTIAN ORGANISASI

§ Apakah yang dimaksud dengan organisasi

Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut:

Organisasi merupakan suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan. Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu:

1. Interaksi manusia,

2. Kegiatan mengarah pada tujuan,dan

3. Struktur.

ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

§ Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggung jawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerja dapat dilakukan. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihatbpada bagan organisasi. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam menyusun struktur organisasi formal adalah:

1. Wewenang,

2. Tanggung jawab,

3. Pertanggung jawaban,

4. Delegasi, dan

5. Koordinasi

§ Organisasi informal

Organosasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan social yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal. Organisasi informal terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia, dan orang akan selalu berinteraksi serta membentuk keakraban.

Dalam kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan, yaitu:

Ø Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)

Ø Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)

Ø Anggota-anggota kelompok luar (out group)

§ Sentralisasi VS Desentralisasi

Organisasi yang disentralisir

Organisasi manajemen yang disentralisir meupakan sebuah system yang wewenang serta pengendaliannya dipegang suatu pusat, biasanya eksekutif puncak. Beberapa kebaikan organisasi yang disentralisir adalah:

1. Bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan,

2. Cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan, dan

3. Memungkinkan bagi seluru unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam.

Organisasi yang didesentralisir

Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk medelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenwng kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.

STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNNANYA

§ Pembentukan Struktur Organisasi

Stuktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu:

1. Interaksi kemanusiaan

2. Kegiatan yang terarah kepada tujuan

3. Struktur

Hierarki Tujuan

Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan.

Departementalisasi

Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dam personalia. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya.

Wewenang dan Tanggung Jawab

Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskannya. Disamping tanggung jawab, bawahan juga diberi wewnang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut. Setelah melakukan tugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya, bawahan harus memberikan pertanggungjawaban kepada atasannya.

Menjamin Komunikasi yang efektif

Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Bentuk komunikasi dapat dilakukan dengan cara bertatap muka, dan perintah yang kurang jelas dapat diperbaiki dengan pembicaraan secara personal.

Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu.

Menurut Parkinson, penyebab terjadinya kecenderungan untuk menambah karyawan pada tingkat yang lebih tinggi dibanding peningkatan pekerjaan terletak pada:

1. Keinginan manajer sendiri untuk mem,bangun “kerajaan” dengan menambah bawahan.

2. Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan.

§ Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

Pokok dari strukur oganisasi yaitu:

v Organisasi Garis (Line Organization)

a. Kebaikan Organisasi Garis

ü Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah.

ü Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perku membicarakan dengan orang lain.

ü Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah,, sebab perintah tertsebut dapat diberikan langsung pada bawahan.

ü Menghemat biaya, sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja.

b. Keburukan Organisasi Garis

ü Sering terdapat birokasi yang menghambat jalnnya perusahaan.

ü Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehinnga kurang efisien.

ü Kurangnya kerjasama diantara masing-masing bagian.

ü Organisasi Garis dan Staf (Line and Staf Organization)

a. Kebaikan Organisasi Garis dan Staf

ü Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus diluar bagiannya.

ü Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehinnga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja,

ü Staf dapat mendidik para petugas.

ü Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.

b. Keburukan Organisasi Garis dan Staf

ü Kadang-kadang staf tidak lagi member saran tetapi perintah, sehinnga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan.

ü Dapat menimbulkan anggapan pada petugas un tuk lebih percaya kepada staf dari pada atasannya.

ü Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.

v Organisasi Fungsional ( Funcitional Organization)

a. Kebaikan Organisasi Fungsional

ü Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dibidangnya, sehingga terdapat keserasian antara yugas dan keahlian.

ü Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.

b. Keburukan Organisasi Fungsional

ü Membingungkan para pekerja karenabtidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.

ü Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.

ü Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.

ü Kurangnya koordinbasi sering menimbulkan perselisian diantara para manajer.

§ Organisasi Komite (committee)

Untuk membuat komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :

1. Suasananya santai dan bersifat informal

2. Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya.

3. Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.

4. Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain.

5. Keputusan diambil secara konsensus.

6. Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat.

7. ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.

Komite sering juga disebut Panitia, Pelaksanaannya dapat dikombinasikan dengan bentuk organisasi yang lain. Berikut ini dapat dilihat kombinasi antara komite dengan bentuk Organisasi Garis.

a. Kebaikan komite

ü Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat di antara beberapa anggota.

ü Keputusan ditentukan bersama-sama sehinnga dapat memberikan hasil yang lebih baik.

ü Menciptakan koordinasi yang lebih baik.

ü Meningkatkan pengawasan karena macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana.

b. Keburukan Komite

ü Kesukitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya.

ü Keharusan untuk berkompromi.

ü Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi.

ü Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan.

§ Organisasi Matrik

Organisasi Matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi diman para spesialisasi dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.

a. Kebaikan Organisasi Matrik

ü Luwes

ü Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik.

ü Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur orgamisasi yang ada.

b. Keburukan Organisasi Matrik

ü Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional (satu atasan untuk masing-masing individu).

ü Manajer proyek dapay menjupai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda.

ü Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.

PERILAKU KEORGANISASIAN

§ Kelompok Kerja

Dalam Organisasi bisnis, Kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Kelompok-kelompok tersebut akan tetap pada setiap peristiwa di dalam organisasi karena mereka mengisi kbutuhan bagi para anggotanya. Kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat berupa :

1. Kebutuhan berkomunikasi,

2. Kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi, serta

3. Kebutuhan akan keamanan atau perlindungan.

Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu:

1. Keakraban satu sama lain,

2. Kepentingan bersama,

3. Pekerjaan serupa, dan

4. Persahabatan.

§ Motivasi

Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan.

Jenjang Kebutuhan Karyawan

Menurut Maslow, kebuuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi dapat memotivasi perilaku manusia, sedangkan kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak akan lama menjadi motivator meskipun dapat muncul kembali sebagai motivator.

Teori motivasi dari Maslow menekankan dua ide dasar yaitu:

1. Orang mempunyai kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.

2. Kebutuhan manusia dikelompokan dalam sebuah hieraki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.

§ Pekerjaan dan Sikap Jabatan

Beberapa penitian, antara lain dikemukakan oleh Max Weber ( seorang sosiologi Jerman, 1864-1920) yang pertama kali menggunakan istilah “Etika Protestan” dalam bukunya berjudul “ Protestant Ethic and the Spririt of Capitalism,” berkaitan dengan etika kerja itu tidaklah sekuat yang ada di Amerika. Keyakinan bahwa kerja keras adalah baik itu juga merupakan bagian dari etika kerja. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.

§ Kepemimpinan

Dalam perusahaan, kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan ini. Ini menjadi bagian penting dalam memahami memahami perilaku kerja. Beberapa penelitian telah memperlihatkan bahwa tidak ada “ satu cara terbaik ” untuk memimpin karyawan. Ini bergantung pada pimpinannya, karyawan, dan situasi yang ada. Macam gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam perusahaan dapat membantu menciptakan “iklim kerja” bagi karyawan.

MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN

§ Arti dan Fungsi Manajemen

Berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee.

Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen memiliki lima fungsi, yaitu:

1. Perencanaan

2. Pengorganisasian

3. Pengarahan

4. Pengkoordinasian

5. Pengawasan

Kelima macam fungsi ini sangat penting didalam menjalankan semua kegiatan. Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan; dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara besar, perencanaan ini menggambarkan tentang :

a. Apa

b. Bagaimana

c. Mengapa, dan

d. Kapan akan dilakukan

setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung-jawaban masing-masing kegiatan.

§ Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah:

a. manajemen puncak atau manajemen eksekutif

Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci, biasanya mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun. Jenjang ini meliputi meliuti dewan direktur, direktur utama atau chief executive officer (CEO). Dan pimpinan lain. Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum dan m,engambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.

b. Manajemen madya

Jenjang berikutnya dalam piramida manajemen itu, disebut manajemen madya atau manajemen administratif, meliputi pimpinan pabrik dan/atau manajer devisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

c. Manajemen Operasional

Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam piramida. Tugasnya menyangkutpelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “supervisor garis-pertama” (first-line supervisor), karena mereka bertanggung jawab melkukan supervise kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

§ Gerakan manajemen ilmiah

Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah:

Prinsip 1: Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikan.

Prinsip 2: Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.

Prinsip 3: kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diiikuti dengan manggaji pemegang jabatan dengan dasar insetif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil karya kerjanya.

Prinsip 4: Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

§ Sekolah Klasik (classical School)

Sekolah klasik berawal dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar. Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekoah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu tentang perencanaan, pengorganisasian,pengarahan, pengendalian. Masing-masing fungsi tersebut dapat dibagi kedalam sub-sub fungsi. Pengembangan keahlian manajerial selanjutnya diarahkan pada penerapan fungsi-fungsi tersebut.

§ Sekolah Perilaku (Behavioral School)

Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations, atau behavioral sciences school of management, telah menjadi populer dalam tahun 1950an . Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari m,anjemen dan menekankan kebutuhan bagi manajer untuk memahami manusia.

§ Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)

Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matemati dan statistik. Model-model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian . Model merupakan wakil dari realitas.

§ Analisis sistem

Analisis Sistem ini berkaitan dengan masalah-masalah yang melibatkan semua komponen secara bersama-sama. Dalam pemasaran, misalnya mengambil keputusan tentang harga memerlukan pertimbangan menyangkut pengaruh pada kesan produk (product image), Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisasme fungsi. Analisis sistem merupakan metode yang yang digunakan untuk menyelesaikan ,masalah-masalah bisnis dengan mengindentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.

§ Manajemen Hasil

Sejak pertama kali dikemukakan oleh Peter Drucker di awal tahun 1950an, manjemen hasil, atau manjemen berdasarkan sasaran (Management by objectives /MBO) telah semakin populer. MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. Ini juga merupakn suatu falsafah manajemen yang menunjukan nilai tujuan pelaksanaan.

PERENCANAAN

§ Bentuk-bentuk perencanaan

§ Perencanaan memiliki bentu-bentuk sbb:

a. Tujuan (objective)

Tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b. Kebijakan (policy)

Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pegertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.

c. Strategi

Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah di buat. Perlunya diadakan penyesuaian ini disebabkan adanya berbagai macam reaksi. Oleh karena itu dalam membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa faktor seperti: ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.

d. Prosedur

Merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Jadi prosedur ini menitik beratkan pada suatu tindakan dan akan mempermudah pelaksanaan semua aktivitas dalam organisasi.

e. Aturan (Rule)

Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan yang berkaitan dapat dikelompokan menjadi suatu golongan , disebut prosedur.

f. Program

Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget); semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan.

§ Kegunaan Perencanaan

Kegunaan dari pada Perencanaan adalah:

a. Mengurangi ketidak pastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang.

Waktu yang akan datang bersifat tidak statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah; oleh karena itu diperlukan adanya perencanaan.

b. Mengarahkan perhatian pada tujuan

Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah didalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. perencanaan mempunyai fungsi untuk mengarahkan perhatian kepada tujuan tersebut.

c. Memperingan Biaya

Dengan adanya perencanaan memeungklinkan diadakan penghemetan ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisiem dan efektif.

d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

Pengawasan dilakukan dengan membandingkan apa yang telah dilakukan dengan apa yang telah direncankan.

§ Langkah-langkah penyusunan perencanaan

a. Menetapkan tujuan

b. Menyusun anggapan-anggapan (premising).

c. Menentukan berbagai alternatif tindakan

d. Mengadakan pernilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yang sudah

dipilih

e. Mengambil Keputusan

f. Menyusun rencana pendukung

§ Perencanaan Merupakan proses Pendekatan yang Rasional

Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakuaknuntuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang.

§ Jangka Waktu Perencanaan

Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga golongan, yakni;

a. Perencanaan jangka panjang

b. Perencanaan dalam jangka menengah

c. Perencanaan dalam jangka pendek

Dalam perencanaan jangka panjang, perencanaan jangka menengah, dan perencanaan jangka pendek terdapat hubungan yang erat antar satu dengan yang lain. Perencanaan tersebut bersifat integral.

§ Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

a. Sulit mencari anggapan secara teliti

b. Perubahan yang sangat cepat

c. Kelakuan internal

d. kelakuan Psikologis

e. Waktu dan Biaya

§ Pengambilan Keputusan

a. Syarat Pengambiilan Keputusan

· Harus Berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif

· Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapt dicapai beserta segala kekurangannya.

· Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian berbagai alternative sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.

· Harus nersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternative yang baik.

b. Alat Pengambilan Keputusan

· Analisa Risiko

Setiap keputusan yang diambil dapat didasrkan pada interaksi beberapa varibel kritis , beberapa diantaranya merupakan ketidak-pastian, dan sebagian yang lain mungkin memiliki tingkat probalitas yang tinggi. Dengan demikian pertimbangan untuk memasarkan produk baru ke pasar misalnya, tergantung kepada beberapa variabel kritis berikut:

-Biaya pengenalan

-Biaya produksi

- Investasi modal yang dibutuhkan,

-harga dan

-market share yang dapat dicapai

· Pohon Keputusan (Decision Tree)

Cara lain yang dapat ditempuh untuk menganalisis keputusan adalah dengan jalan melihat berbagai kemungkinan arah yang dapat diambil dari berbagai jenois keputusan. Masalah ini tidak dapat dari kondisi waktu yang akan datang. Jadi, suatu keputusan yang diambil dapat menimbulkan berbagai akibat dan kemungkinan.

PENGORGANISASIAN

Setiap organisasi memeiliki tiga komponen pokok, yaitu: personalia, fungsi dan factor-faktor fisik, yang kesemuanya ini merupakan sarana untuk m,encapai tujuan yang telah ditetapkan. Fungsi pengorganisasian dapt dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan factor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.

a. Hubungan Informal

Hubungan informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi. Termasuk hubungan informal ini antara lain : hubungan-hubungan yang timbulnya tidak sengaja, hubungan-hubungan lain yang bersifat tidak resmi.

b.Hubungan Formal

Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Secara resmi, hubungan formal ini ditunjukan didalam bagan organisasi, pedoman organisasi,pedoman organisasi atau deskripsi jabatan yang ada. Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu;

1) Tanggung Jawab

2) wewenang

3) Pertanggung jawaban

§ Pola hubungan antar komponen Organisasi

§ Rentagan Kekuasaan

Frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain;

a. Latihan dari bawahan

b. Pendegalasian wewenang

c. Perencanaan

d.Teknik komunikasi

§ Dasar-dasar Penggolongan Bagian di Dalam Organisasi

Pengelompokan menjadi bagian-bagian ddalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini:

a. Didasrkan pada suatu Angka

b. Didasarkan pada Waktu

c. Didasarkan pada Fungsi Perusahaan

d. Didasarkan pada Luas Daerah Operasi

e. Didasrkan pada jenis Barang yang Dihasilkan

f. Didasarkan pada jenis Langganan

§ Karakteristik Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasr, yaitu:

a. Keseimbangan Dalam organisasi

Keseimbangan dalam organisasi ini sangat penting mengigat adnya beberapa bagian didalamnya. Sebuah organisasi dapat dikatakan imbang bilaman kepada masing-masing bagian /fungsi dialokasikan modal dan tenaga kerja yang sesuai dengan sumbagannya terhadap pencapaian tujuan.

b. Fleksibel

Fleksibelitas merupakan kemapuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi, seperti: perubahan kegiatan, perubahan jumlah karyawan, perubahan formasi janbatan dan sebagainya. Perubahan-perubahan yang pelu disesuaikan lebih dahulu adalah perubahan yang terjadi dalam jangka pendek.

PENGARAHAN

§ Prinsip-prinsip Pengarahan

a. Prinsip mengarah kepada tujuan

b. Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan

c. Prinsip kesatuan Komando

§ Cara pengarahan

a. Orientasi

Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu,agar kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Informasi yang diberikan didalam orientasi dapat berupa antara lain:

1) Tugas itu sendiri

2) Tugas lain yang ada hubungannya

3) Ruang lingkup tugas

4) Tujuan dari tugas

5) Delegasi wewenang

6) Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja

7) Hubungan antara masing-masing tenaga kerja

b. Perintah

Perintah merupakan perintah dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaaan tertentu. Adapun perintah yang yang diberikan kepada bawahan dapat berupa:

· Perintah umum dan khusus

Perintah umum mempunyai sifat yang luas sedang perintah khusus bersifat lebih menditail.

· Perintah lisan dan tertulis

Perintah tertulis memeberikan kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari salah tafsir. Sebaliknya , perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya perintah lisan ini hanya memberikan untuk tugas-tugas yang relative mudah.

· Perintah formal dan informal

Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas dan aktifitas yang telah ditetapkan oleh organisasi. Sedangkan perintah informasi informal lebih banyak ,mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan.

c. Delegasi Wewenang

Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilkinya kepada bawahan.

§ Komunikasi

American Training Director memberikan definisi komunikasi esbagai pertukaran pikiran atau informasi agar terdapat saling pengertian serta hubungan antar manusia-manusia secara serasi. Menurut Newman a mengemukakan bahwa komunikasi merupakan pertukaran fakta-fakta,gagasan,pendapat dan perasaan oleh dua orang atau lebih. Sedangkan menurut Kontz dan O’Donell mengartikan komunikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan yang lainnya. Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa:

a. Didalam komunikasi terdapat hubungan antar orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya.

b. Hubungan yang timbul didalm komunukasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat, atau informasi.

c. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian.

d. Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakn kata-kata, surat, kode atau symbol. Agar komunikasi dapat lebih efektif dan efisien perlu beberapa prinsip berikut:

1) Komunikasi harus jelas

2) Prinsip integritas

3) Prinsip penggunaan organisasi informal

§ Motivasi

Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu

a. motivasi positif merupakan prosese untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kekuasan tertentu.

b. motivasi negatif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.

PENGKOORDINASIAN

§ Prinsi-prinsip koordinasi

a. Prinsip kontak langsung

Prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik hubungan secara horizontal maupun vertikal. Dalam hubungan langsung tersebut dapat terjadi pertukaran gagasan, pendapat, harapan dsb.

b. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi

Koordiansi perlu dilakukan sejak membuat perencanaan sudah dilaksanakan. Maka sulit untuk menarik/mencabutnya kembali. Bilamana pencabutan menimbulkan tersebut berhasil dilakukan, ada kemungkinan bahwa tindakan itu dapat menimbulkan berbagai masalah.

c. Hubungan timbale balik di antara faktor-faktor yang ada.

Masing-masing individu yang bekjerja bersama-sama dalm pekerjaan tertentu, akan saling memberikan pengaruh antara yang satu dengan yang lainnya.

§ Pelaksanaan Fungsi koordinasi

Untuk melksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu:

a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.

b. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip- prinsip koordinasi.

PENGAWASAN

§ Langkah-langkah pengawasan

a. Menciptakan standard

Bentuk standar dapat dibedakan dalam dua macam bentuk, yaitu

v standard kuantitatif merupakan suatu standar yamng dinyatakan didalam satuan-satuan tertentu.

v Standard Kualitatif dapat berupa pendapat umum,langganan,buruh, dsb.

b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard

c. Melakukan tindakan konreksi

Urutan-urutan kegiatan yang harus dilaksankan dalam pengambilan tindakan koreksi ini adalah:

· Menghayati masalah-masalah yang dihadapi

· Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan.

· Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut.

· Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.

§ Syarat-syarat pengawasan yang baik

Untuk menjalankan pengawasan dengan baik, diperlukan beberapa syarat, yakni:

a. Pengawasan harus mendukung sufat dan kebutuhan kegiatan (aktivasi)

b. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpagan yang terjadi dengan segera.

c. Pengawasan harus mempunyai pandangan kedepan

d. Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan

e. Pengawasan harus luwes/fleksibel

f. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi

g. Pengawasan harus ekonomi

h. Pengawasan harus mudah dimengerti

i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.