organisasi (Bab 5)

PENGERTIAN ORGANISASI

§ Apakah yang dimaksud dengan organisasi

Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut:

Organisasi merupakan suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan. Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu:

1. Interaksi manusia,

2. Kegiatan mengarah pada tujuan,dan

3. Struktur.

ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

§ Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggung jawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerja dapat dilakukan. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihatbpada bagan organisasi. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam menyusun struktur organisasi formal adalah:

1. Wewenang,

2. Tanggung jawab,

3. Pertanggung jawaban,

4. Delegasi, dan

5. Koordinasi

§ Organisasi informal

Organosasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan social yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal. Organisasi informal terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia, dan orang akan selalu berinteraksi serta membentuk keakraban.

Dalam kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan, yaitu:

Ø Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)

Ø Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)

Ø Anggota-anggota kelompok luar (out group)

§ Sentralisasi VS Desentralisasi

Organisasi yang disentralisir

Organisasi manajemen yang disentralisir meupakan sebuah system yang wewenang serta pengendaliannya dipegang suatu pusat, biasanya eksekutif puncak. Beberapa kebaikan organisasi yang disentralisir adalah:

1. Bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan,

2. Cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan, dan

3. Memungkinkan bagi seluru unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam.

Organisasi yang didesentralisir

Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk medelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenwng kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.

STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNNANYA

§ Pembentukan Struktur Organisasi

Stuktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu:

1. Interaksi kemanusiaan

2. Kegiatan yang terarah kepada tujuan

3. Struktur

Hierarki Tujuan

Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan.

Departementalisasi

Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dam personalia. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya.

Wewenang dan Tanggung Jawab

Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskannya. Disamping tanggung jawab, bawahan juga diberi wewnang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut. Setelah melakukan tugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya, bawahan harus memberikan pertanggungjawaban kepada atasannya.

Menjamin Komunikasi yang efektif

Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Bentuk komunikasi dapat dilakukan dengan cara bertatap muka, dan perintah yang kurang jelas dapat diperbaiki dengan pembicaraan secara personal.

Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu.

Menurut Parkinson, penyebab terjadinya kecenderungan untuk menambah karyawan pada tingkat yang lebih tinggi dibanding peningkatan pekerjaan terletak pada:

1. Keinginan manajer sendiri untuk mem,bangun “kerajaan” dengan menambah bawahan.

2. Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan.

§ Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

Pokok dari strukur oganisasi yaitu:

v Organisasi Garis (Line Organization)

a. Kebaikan Organisasi Garis

ü Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah.

ü Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perku membicarakan dengan orang lain.

ü Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah,, sebab perintah tertsebut dapat diberikan langsung pada bawahan.

ü Menghemat biaya, sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja.

b. Keburukan Organisasi Garis

ü Sering terdapat birokasi yang menghambat jalnnya perusahaan.

ü Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehinnga kurang efisien.

ü Kurangnya kerjasama diantara masing-masing bagian.

ü Organisasi Garis dan Staf (Line and Staf Organization)

a. Kebaikan Organisasi Garis dan Staf

ü Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus diluar bagiannya.

ü Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehinnga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja,

ü Staf dapat mendidik para petugas.

ü Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.

b. Keburukan Organisasi Garis dan Staf

ü Kadang-kadang staf tidak lagi member saran tetapi perintah, sehinnga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan.

ü Dapat menimbulkan anggapan pada petugas un tuk lebih percaya kepada staf dari pada atasannya.

ü Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.

v Organisasi Fungsional ( Funcitional Organization)

a. Kebaikan Organisasi Fungsional

ü Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dibidangnya, sehingga terdapat keserasian antara yugas dan keahlian.

ü Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.

b. Keburukan Organisasi Fungsional

ü Membingungkan para pekerja karenabtidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.

ü Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.

ü Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.

ü Kurangnya koordinbasi sering menimbulkan perselisian diantara para manajer.

§ Organisasi Komite (committee)

Untuk membuat komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :

1. Suasananya santai dan bersifat informal

2. Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya.

3. Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.

4. Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain.

5. Keputusan diambil secara konsensus.

6. Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat.

7. ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.

Komite sering juga disebut Panitia, Pelaksanaannya dapat dikombinasikan dengan bentuk organisasi yang lain. Berikut ini dapat dilihat kombinasi antara komite dengan bentuk Organisasi Garis.

a. Kebaikan komite

ü Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat di antara beberapa anggota.

ü Keputusan ditentukan bersama-sama sehinnga dapat memberikan hasil yang lebih baik.

ü Menciptakan koordinasi yang lebih baik.

ü Meningkatkan pengawasan karena macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana.

b. Keburukan Komite

ü Kesukitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya.

ü Keharusan untuk berkompromi.

ü Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi.

ü Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan.

§ Organisasi Matrik

Organisasi Matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi diman para spesialisasi dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.

a. Kebaikan Organisasi Matrik

ü Luwes

ü Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik.

ü Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur orgamisasi yang ada.

b. Keburukan Organisasi Matrik

ü Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional (satu atasan untuk masing-masing individu).

ü Manajer proyek dapay menjupai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda.

ü Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.

PERILAKU KEORGANISASIAN

§ Kelompok Kerja

Dalam Organisasi bisnis, Kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Kelompok-kelompok tersebut akan tetap pada setiap peristiwa di dalam organisasi karena mereka mengisi kbutuhan bagi para anggotanya. Kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat berupa :

1. Kebutuhan berkomunikasi,

2. Kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi, serta

3. Kebutuhan akan keamanan atau perlindungan.

Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu:

1. Keakraban satu sama lain,

2. Kepentingan bersama,

3. Pekerjaan serupa, dan

4. Persahabatan.

§ Motivasi

Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan.

Jenjang Kebutuhan Karyawan

Menurut Maslow, kebuuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi dapat memotivasi perilaku manusia, sedangkan kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak akan lama menjadi motivator meskipun dapat muncul kembali sebagai motivator.

Teori motivasi dari Maslow menekankan dua ide dasar yaitu:

1. Orang mempunyai kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.

2. Kebutuhan manusia dikelompokan dalam sebuah hieraki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.

§ Pekerjaan dan Sikap Jabatan

Beberapa penitian, antara lain dikemukakan oleh Max Weber ( seorang sosiologi Jerman, 1864-1920) yang pertama kali menggunakan istilah “Etika Protestan” dalam bukunya berjudul “ Protestant Ethic and the Spririt of Capitalism,” berkaitan dengan etika kerja itu tidaklah sekuat yang ada di Amerika. Keyakinan bahwa kerja keras adalah baik itu juga merupakan bagian dari etika kerja. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.

§ Kepemimpinan

Dalam perusahaan, kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan ini. Ini menjadi bagian penting dalam memahami memahami perilaku kerja. Beberapa penelitian telah memperlihatkan bahwa tidak ada “ satu cara terbaik ” untuk memimpin karyawan. Ini bergantung pada pimpinannya, karyawan, dan situasi yang ada. Macam gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam perusahaan dapat membantu menciptakan “iklim kerja” bagi karyawan.