MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN

§ Arti dan Fungsi Manajemen

Berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee.

Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen memiliki lima fungsi, yaitu:

1. Perencanaan

2. Pengorganisasian

3. Pengarahan

4. Pengkoordinasian

5. Pengawasan

Kelima macam fungsi ini sangat penting didalam menjalankan semua kegiatan. Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan; dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara besar, perencanaan ini menggambarkan tentang :

a. Apa

b. Bagaimana

c. Mengapa, dan

d. Kapan akan dilakukan

setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung-jawaban masing-masing kegiatan.

§ Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah:

a. manajemen puncak atau manajemen eksekutif

Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci, biasanya mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun. Jenjang ini meliputi meliuti dewan direktur, direktur utama atau chief executive officer (CEO). Dan pimpinan lain. Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum dan m,engambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.

b. Manajemen madya

Jenjang berikutnya dalam piramida manajemen itu, disebut manajemen madya atau manajemen administratif, meliputi pimpinan pabrik dan/atau manajer devisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

c. Manajemen Operasional

Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam piramida. Tugasnya menyangkutpelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “supervisor garis-pertama” (first-line supervisor), karena mereka bertanggung jawab melkukan supervise kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

§ Gerakan manajemen ilmiah

Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah:

Prinsip 1: Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikan.

Prinsip 2: Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.

Prinsip 3: kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diiikuti dengan manggaji pemegang jabatan dengan dasar insetif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil karya kerjanya.

Prinsip 4: Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

§ Sekolah Klasik (classical School)

Sekolah klasik berawal dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar. Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekoah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu tentang perencanaan, pengorganisasian,pengarahan, pengendalian. Masing-masing fungsi tersebut dapat dibagi kedalam sub-sub fungsi. Pengembangan keahlian manajerial selanjutnya diarahkan pada penerapan fungsi-fungsi tersebut.

§ Sekolah Perilaku (Behavioral School)

Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations, atau behavioral sciences school of management, telah menjadi populer dalam tahun 1950an . Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari m,anjemen dan menekankan kebutuhan bagi manajer untuk memahami manusia.

§ Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)

Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matemati dan statistik. Model-model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian . Model merupakan wakil dari realitas.

§ Analisis sistem

Analisis Sistem ini berkaitan dengan masalah-masalah yang melibatkan semua komponen secara bersama-sama. Dalam pemasaran, misalnya mengambil keputusan tentang harga memerlukan pertimbangan menyangkut pengaruh pada kesan produk (product image), Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisasme fungsi. Analisis sistem merupakan metode yang yang digunakan untuk menyelesaikan ,masalah-masalah bisnis dengan mengindentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.

§ Manajemen Hasil

Sejak pertama kali dikemukakan oleh Peter Drucker di awal tahun 1950an, manjemen hasil, atau manjemen berdasarkan sasaran (Management by objectives /MBO) telah semakin populer. MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. Ini juga merupakn suatu falsafah manajemen yang menunjukan nilai tujuan pelaksanaan.

PERENCANAAN

§ Bentuk-bentuk perencanaan

§ Perencanaan memiliki bentu-bentuk sbb:

a. Tujuan (objective)

Tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b. Kebijakan (policy)

Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pegertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.

c. Strategi

Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah di buat. Perlunya diadakan penyesuaian ini disebabkan adanya berbagai macam reaksi. Oleh karena itu dalam membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa faktor seperti: ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.

d. Prosedur

Merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Jadi prosedur ini menitik beratkan pada suatu tindakan dan akan mempermudah pelaksanaan semua aktivitas dalam organisasi.

e. Aturan (Rule)

Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan yang berkaitan dapat dikelompokan menjadi suatu golongan , disebut prosedur.

f. Program

Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget); semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan.

§ Kegunaan Perencanaan

Kegunaan dari pada Perencanaan adalah:

a. Mengurangi ketidak pastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang.

Waktu yang akan datang bersifat tidak statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah; oleh karena itu diperlukan adanya perencanaan.

b. Mengarahkan perhatian pada tujuan

Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah didalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. perencanaan mempunyai fungsi untuk mengarahkan perhatian kepada tujuan tersebut.

c. Memperingan Biaya

Dengan adanya perencanaan memeungklinkan diadakan penghemetan ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisiem dan efektif.

d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

Pengawasan dilakukan dengan membandingkan apa yang telah dilakukan dengan apa yang telah direncankan.

§ Langkah-langkah penyusunan perencanaan

a. Menetapkan tujuan

b. Menyusun anggapan-anggapan (premising).

c. Menentukan berbagai alternatif tindakan

d. Mengadakan pernilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yang sudah

dipilih

e. Mengambil Keputusan

f. Menyusun rencana pendukung

§ Perencanaan Merupakan proses Pendekatan yang Rasional

Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakuaknuntuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang.

§ Jangka Waktu Perencanaan

Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga golongan, yakni;

a. Perencanaan jangka panjang

b. Perencanaan dalam jangka menengah

c. Perencanaan dalam jangka pendek

Dalam perencanaan jangka panjang, perencanaan jangka menengah, dan perencanaan jangka pendek terdapat hubungan yang erat antar satu dengan yang lain. Perencanaan tersebut bersifat integral.

§ Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

a. Sulit mencari anggapan secara teliti

b. Perubahan yang sangat cepat

c. Kelakuan internal

d. kelakuan Psikologis

e. Waktu dan Biaya

§ Pengambilan Keputusan

a. Syarat Pengambiilan Keputusan

· Harus Berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif

· Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapt dicapai beserta segala kekurangannya.

· Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian berbagai alternative sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.

· Harus nersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternative yang baik.

b. Alat Pengambilan Keputusan

· Analisa Risiko

Setiap keputusan yang diambil dapat didasrkan pada interaksi beberapa varibel kritis , beberapa diantaranya merupakan ketidak-pastian, dan sebagian yang lain mungkin memiliki tingkat probalitas yang tinggi. Dengan demikian pertimbangan untuk memasarkan produk baru ke pasar misalnya, tergantung kepada beberapa variabel kritis berikut:

-Biaya pengenalan

-Biaya produksi

- Investasi modal yang dibutuhkan,

-harga dan

-market share yang dapat dicapai

· Pohon Keputusan (Decision Tree)

Cara lain yang dapat ditempuh untuk menganalisis keputusan adalah dengan jalan melihat berbagai kemungkinan arah yang dapat diambil dari berbagai jenois keputusan. Masalah ini tidak dapat dari kondisi waktu yang akan datang. Jadi, suatu keputusan yang diambil dapat menimbulkan berbagai akibat dan kemungkinan.

PENGORGANISASIAN

Setiap organisasi memeiliki tiga komponen pokok, yaitu: personalia, fungsi dan factor-faktor fisik, yang kesemuanya ini merupakan sarana untuk m,encapai tujuan yang telah ditetapkan. Fungsi pengorganisasian dapt dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan factor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.

a. Hubungan Informal

Hubungan informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi. Termasuk hubungan informal ini antara lain : hubungan-hubungan yang timbulnya tidak sengaja, hubungan-hubungan lain yang bersifat tidak resmi.

b.Hubungan Formal

Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Secara resmi, hubungan formal ini ditunjukan didalam bagan organisasi, pedoman organisasi,pedoman organisasi atau deskripsi jabatan yang ada. Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu;

1) Tanggung Jawab

2) wewenang

3) Pertanggung jawaban

§ Pola hubungan antar komponen Organisasi

§ Rentagan Kekuasaan

Frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain;

a. Latihan dari bawahan

b. Pendegalasian wewenang

c. Perencanaan

d.Teknik komunikasi

§ Dasar-dasar Penggolongan Bagian di Dalam Organisasi

Pengelompokan menjadi bagian-bagian ddalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini:

a. Didasrkan pada suatu Angka

b. Didasarkan pada Waktu

c. Didasarkan pada Fungsi Perusahaan

d. Didasarkan pada Luas Daerah Operasi

e. Didasrkan pada jenis Barang yang Dihasilkan

f. Didasarkan pada jenis Langganan

§ Karakteristik Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasr, yaitu:

a. Keseimbangan Dalam organisasi

Keseimbangan dalam organisasi ini sangat penting mengigat adnya beberapa bagian didalamnya. Sebuah organisasi dapat dikatakan imbang bilaman kepada masing-masing bagian /fungsi dialokasikan modal dan tenaga kerja yang sesuai dengan sumbagannya terhadap pencapaian tujuan.

b. Fleksibel

Fleksibelitas merupakan kemapuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi, seperti: perubahan kegiatan, perubahan jumlah karyawan, perubahan formasi janbatan dan sebagainya. Perubahan-perubahan yang pelu disesuaikan lebih dahulu adalah perubahan yang terjadi dalam jangka pendek.

PENGARAHAN

§ Prinsip-prinsip Pengarahan

a. Prinsip mengarah kepada tujuan

b. Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan

c. Prinsip kesatuan Komando

§ Cara pengarahan

a. Orientasi

Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu,agar kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Informasi yang diberikan didalam orientasi dapat berupa antara lain:

1) Tugas itu sendiri

2) Tugas lain yang ada hubungannya

3) Ruang lingkup tugas

4) Tujuan dari tugas

5) Delegasi wewenang

6) Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja

7) Hubungan antara masing-masing tenaga kerja

b. Perintah

Perintah merupakan perintah dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaaan tertentu. Adapun perintah yang yang diberikan kepada bawahan dapat berupa:

· Perintah umum dan khusus

Perintah umum mempunyai sifat yang luas sedang perintah khusus bersifat lebih menditail.

· Perintah lisan dan tertulis

Perintah tertulis memeberikan kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari salah tafsir. Sebaliknya , perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya perintah lisan ini hanya memberikan untuk tugas-tugas yang relative mudah.

· Perintah formal dan informal

Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas dan aktifitas yang telah ditetapkan oleh organisasi. Sedangkan perintah informasi informal lebih banyak ,mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan.

c. Delegasi Wewenang

Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilkinya kepada bawahan.

§ Komunikasi

American Training Director memberikan definisi komunikasi esbagai pertukaran pikiran atau informasi agar terdapat saling pengertian serta hubungan antar manusia-manusia secara serasi. Menurut Newman a mengemukakan bahwa komunikasi merupakan pertukaran fakta-fakta,gagasan,pendapat dan perasaan oleh dua orang atau lebih. Sedangkan menurut Kontz dan O’Donell mengartikan komunikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan yang lainnya. Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa:

a. Didalam komunikasi terdapat hubungan antar orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya.

b. Hubungan yang timbul didalm komunukasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat, atau informasi.

c. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian.

d. Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakn kata-kata, surat, kode atau symbol. Agar komunikasi dapat lebih efektif dan efisien perlu beberapa prinsip berikut:

1) Komunikasi harus jelas

2) Prinsip integritas

3) Prinsip penggunaan organisasi informal

§ Motivasi

Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu

a. motivasi positif merupakan prosese untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kekuasan tertentu.

b. motivasi negatif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.

PENGKOORDINASIAN

§ Prinsi-prinsip koordinasi

a. Prinsip kontak langsung

Prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik hubungan secara horizontal maupun vertikal. Dalam hubungan langsung tersebut dapat terjadi pertukaran gagasan, pendapat, harapan dsb.

b. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi

Koordiansi perlu dilakukan sejak membuat perencanaan sudah dilaksanakan. Maka sulit untuk menarik/mencabutnya kembali. Bilamana pencabutan menimbulkan tersebut berhasil dilakukan, ada kemungkinan bahwa tindakan itu dapat menimbulkan berbagai masalah.

c. Hubungan timbale balik di antara faktor-faktor yang ada.

Masing-masing individu yang bekjerja bersama-sama dalm pekerjaan tertentu, akan saling memberikan pengaruh antara yang satu dengan yang lainnya.

§ Pelaksanaan Fungsi koordinasi

Untuk melksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu:

a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.

b. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip- prinsip koordinasi.

PENGAWASAN

§ Langkah-langkah pengawasan

a. Menciptakan standard

Bentuk standar dapat dibedakan dalam dua macam bentuk, yaitu

v standard kuantitatif merupakan suatu standar yamng dinyatakan didalam satuan-satuan tertentu.

v Standard Kualitatif dapat berupa pendapat umum,langganan,buruh, dsb.

b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard

c. Melakukan tindakan konreksi

Urutan-urutan kegiatan yang harus dilaksankan dalam pengambilan tindakan koreksi ini adalah:

· Menghayati masalah-masalah yang dihadapi

· Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan.

· Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut.

· Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.

§ Syarat-syarat pengawasan yang baik

Untuk menjalankan pengawasan dengan baik, diperlukan beberapa syarat, yakni:

a. Pengawasan harus mendukung sufat dan kebutuhan kegiatan (aktivasi)

b. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpagan yang terjadi dengan segera.

c. Pengawasan harus mempunyai pandangan kedepan

d. Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan

e. Pengawasan harus luwes/fleksibel

f. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi

g. Pengawasan harus ekonomi

h. Pengawasan harus mudah dimengerti

i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.